E-Mail-Benachrichtigungen
E-Mail-Benachrichtigungen ermöglichen es Ihnen, automatische Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Benutzer auf bestimmte Weise mit Ihrem AAIA-Chatbot interagieren, wie z.B. Support anfordern oder um Kontakt bitten. Diese Funktion stellt sicher, dass Sie nie wichtige Kundenanfragen verpassen.
Überblick
Das E-Mail-Benachrichtigungssystem kann Sie benachrichtigen, wenn:
- Benutzer menschlichen Support über den Chatbot anfordern
- Bestimmte Schlüsselwörter oder Phrasen in Gesprächen erwähnt werden
- Benutzer darum bitten, von Ihrem Team kontaktiert zu werden
- Der Chatbot das
send_support_email
Tool verwendet
E-Mail-Benachrichtigungen einrichten
Grundkonfiguration
-
Zu Einstellungen navigieren
- Gehen Sie zu Einstellungen → Aaia XP in Ihrer WordPress-Administration
- Klicken Sie auf den Tab Assistent
-
Tools aktivieren
- Finden Sie den Abschnitt “Tools & Funktionen”
- Schalten Sie “Tools aktivieren” ein
- Dies aktiviert die Support-E-Mail-Funktionalität
-
Support-E-Mail konfigurieren
- Im Abschnitt “Tools-Konfiguration”
- Geben Sie Ihre bevorzugte E-Mail-Adresse unter “Support-E-Mail-Adresse” ein
- Wenn leer gelassen, wird Ihre WordPress-Admin-E-Mail verwendet
E-Mail-Adresse einrichten
Support-E-Mail-Adresse: support@ihreseite.com
- Verwenden Sie eine dedizierte Support-E-Mail für bessere Organisation
- Erwägen Sie ein Team-Postfach für mehrere Teammitglieder
- Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse aktiv überwacht wird
E-Mail-Benachrichtigungstypen
Support-Anfrage-E-Mails
Wenn Benutzer das Support-E-Mail-Tool auslösen, erhalten Sie:
Betreff: Neue Support-Anfrage vom Chatbot Inhalt:
- Ursprüngliche Nachricht des Benutzers
- Gesprächskontext
- Zeitstempel und Seiteninformationen
- IP-Adresse des Benutzers (falls verfügbar)
Tägliche Zusammenfassungs-E-Mails
Falls aktiviert, können Sie tägliche Zusammenfassungen erhalten mit:
- Gesamtzahl der Gespräche
- Häufigste gestellte Fragen
- Erhaltene Support-Anfragen
- Hauptnutzungszeiten
Chatbot für E-Mail-Versand konfigurieren
Systemanweisungen
Fügen Sie Anweisungen zum Systemprompt Ihres Chatbots hinzu:
Wenn ein Benutzer um menschliche Hilfe bittet, mit jemandem sprechen muss
oder ein komplexes Problem hat, das Sie nicht lösen können, verwenden Sie das
send_support_email Tool, um das Support-Team zu benachrichtigen.
Tool-Integration
Der Chatbot verwendet das send_support_email
Tool automatisch, wenn:
- Benutzer explizit darum bitten, mit einem Menschen zu sprechen
- Das Gespräch Frustration oder Verwirrung anzeigt
- Komplexe technische Probleme diskutiert werden
- Benutzer spezifische Hilfe jenseits des Chatbot-Umfangs anfordern
E-Mail-Vorlagen und Anpassung
Standard-E-Mail-Format
Betreff: Neue Support-Anfrage vom AAIA Chatbot
Hallo,
Ein Benutzer hat Support über Ihren AAIA-Chatbot angefordert.
Benutzer-Nachricht: [Ursprüngliche Benutzerfrage]
Kontext: [Seite/Ort wo Chat stattfand]
Zeit: [Zeitstempel]
IP-Adresse: [Benutzer-IP falls verfügbar]
Der vollständige Gesprächsverlauf ist in Ihrer WordPress-Administration verfügbar.
Mit freundlichen Grüßen,
AAIA Chatbot System
E-Mail-Inhalt anpassen
Derzeit sind E-Mail-Vorlagen standardisiert, aber Sie können:
- E-Mail-Filter in Ihrem E-Mail-Client einrichten
- Verschiedene Support-E-Mail-Adressen für verschiedene Websites verwenden
- Automatische Antworten für sofortige Bestätigung erstellen
Erweiterte E-Mail-Konfiguration
Mehrere Support-Adressen
Für größere Teams erwägen Sie:
- support@ihreseite.com - Allgemeine Anfragen
- technik@ihreseite.com - Technische Probleme
- vertrieb@ihreseite.com - Verkaufsbezogene Fragen
E-Mail-Client-Integration
Richten Sie Ihren E-Mail-Client für effiziente Bearbeitung ein:
-
Ordner erstellen
- “Chatbot Support-Anfragen”
- “Prioritäre Probleme”
- “Gelöst”
-
Filter einrichten
- Auto-Sortierung von AAIA-E-Mails
- Dringende Schlüsselwörter markieren
- An entsprechende Teammitglieder weiterleiten
-
Antwortvorlagen
- Schnelle Bestätigungsantworten
- Vorlagen für häufige Lösungen
- Eskalationsverfahren
Fehlerbehebung E-Mail-Benachrichtigungen
E-Mails werden nicht gesendet
SMTP-Konfiguration prüfen:
- Überprüfen Sie, ob WordPress E-Mails senden kann
- Testen Sie mit Plugins wie WP Mail SMTP
- Prüfen Sie Server-E-Mail-Logs
Tool-Einstellungen überprüfen:
- Stellen Sie sicher, dass “Tools aktivieren” eingeschaltet ist
- Bestätigen Sie, dass die Support-E-Mail-Adresse gültig ist
- Prüfen Sie auf Plugin-Konflikte
E-Mails landen im Spam
Zustellbarkeit verbessern:
- Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse
- Richten Sie SPF- und DKIM-Einträge ein
- Setzen Sie die Absender-Domain auf die Whitelist
Fehlende Benachrichtigungen
Chatbot-Konfiguration prüfen:
- Überprüfen Sie, dass Systemanweisungen E-Mail-Tool-Nutzung beinhalten
- Testen Sie das Support-E-Mail-Tool manuell
- Überprüfen Sie Gesprächslogs für Tool-Aktivierung
Beste Praktiken
Antwortzeit-Management
- Erwartungen setzen: Lassen Sie Benutzer wissen, wann sie eine Antwort erwarten können
- Auto-Bestätigung: Erwägen Sie automatische “wir haben Ihre Nachricht erhalten” E-Mails
- Team-Koordination: Stellen Sie sicher, dass immer jemand Support-E-Mails überwacht
E-Mail-Organisation
- Konsistente Betreffzeilen verwenden: Für einfaches Filtern und Suchen
- Wichtige Probleme kennzeichnen: Markieren Sie dringende oder komplexe Anfragen
- Antwortzeiten verfolgen: Überwachen Sie, wie schnell Sie auf Anfragen antworten
Integration mit anderen Tools
Erwägen Sie die Integration von E-Mail-Benachrichtigungen mit:
- Help-Desk-Software: Tools wie Zendesk oder Freshdesk
- CRM-Systeme: Kundeninteraktionen verfolgen
- Team-Kommunikation: Slack- oder Microsoft Teams-Benachrichtigungen
Überwachung und Analytik
E-Mail-Performance verfolgen
Überwachen Sie:
- Anzahl täglich erhaltener Support-E-Mails
- Durchschnittliche Antwortzeiten
- Lösungsraten
- Benutzerzufriedenheits-Feedback
Optimierungsstrategien
- Falsch-Positive reduzieren: Verbessern Sie Chatbot-Antworten, um unnötige Support-Anfragen zu reduzieren
- Muster identifizieren: Suchen Sie nach häufigen Problemen, die Support-E-Mails auslösen
- Dokumentation aktualisieren: Behandeln Sie häufige Fragen in Ihrer Wissensdatenbank
Datenschutz und Compliance
Datenschutz
- Benutzereinverständnis: Stellen Sie sicher, dass Benutzer verstehen, dass ihre Nachrichten weitergeleitet werden können
- Datenaufbewahrung: Setzen Sie Richtlinien für die Aufbewahrungsdauer von Support-E-Mails
- Anonymisierung: Erwägen Sie die Entfernung persönlicher Informationen, wenn möglich
Compliance-Überlegungen
- DSGVO: Falls zutreffend, stellen Sie die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicher
- Interne Richtlinien: Befolgen Sie die Kommunikationsrichtlinien Ihrer Organisation
- Sicherheit: Verwenden Sie sichere E-Mail-Praktiken für sensible Informationen
Nächste Schritte
Nach der Einrichtung von E-Mail-Benachrichtigungen:
- System testen: Senden Sie eine Test-Support-Anfrage über Ihren Chatbot
- E-Mail-Filter konfigurieren: Richten Sie Ihren E-Mail-Client für effiziente Verarbeitung ein
- Team schulen: Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wie Chatbot-Support-E-Mails zu behandeln sind
- Performance überwachen: Verfolgen Sie Antwortzeiten und Benutzerzufriedenheit
- Iterieren und verbessern: Überprüfen und optimieren Sie regelmäßig Ihr E-Mail-Benachrichtigungssystem
E-Mail-Benachrichtigungen sind eine entscheidende Brücke zwischen automatisierter Chatbot-Hilfe und menschlichem Support und stellen sicher, dass keine Benutzeranfrage unbemerkt bleibt.