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E-Mail-Benachrichtigungen

E-Mail-Benachrichtigungen ermöglichen es Ihnen, automatische Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Benutzer auf bestimmte Weise mit Ihrem AAIA-Chatbot interagieren, wie z.B. Support anfordern oder um Kontakt bitten. Diese Funktion stellt sicher, dass Sie nie wichtige Kundenanfragen verpassen.

Überblick

Das E-Mail-Benachrichtigungssystem kann Sie benachrichtigen, wenn:

  • Benutzer menschlichen Support über den Chatbot anfordern
  • Bestimmte Schlüsselwörter oder Phrasen in Gesprächen erwähnt werden
  • Benutzer darum bitten, von Ihrem Team kontaktiert zu werden
  • Der Chatbot das send_support_email Tool verwendet

E-Mail-Benachrichtigungen einrichten

Grundkonfiguration

  1. Zu Einstellungen navigieren

    • Gehen Sie zu Einstellungen → Aaia XP in Ihrer WordPress-Administration
    • Klicken Sie auf den Tab Assistent
  2. Tools aktivieren

    • Finden Sie den Abschnitt “Tools & Funktionen”
    • Schalten Sie “Tools aktivieren” ein
    • Dies aktiviert die Support-E-Mail-Funktionalität
  3. Support-E-Mail konfigurieren

    • Im Abschnitt “Tools-Konfiguration”
    • Geben Sie Ihre bevorzugte E-Mail-Adresse unter “Support-E-Mail-Adresse” ein
    • Wenn leer gelassen, wird Ihre WordPress-Admin-E-Mail verwendet

E-Mail-Adresse einrichten

Support-E-Mail-Adresse: support@ihreseite.com
  • Verwenden Sie eine dedizierte Support-E-Mail für bessere Organisation
  • Erwägen Sie ein Team-Postfach für mehrere Teammitglieder
  • Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse aktiv überwacht wird

E-Mail-Benachrichtigungstypen

Support-Anfrage-E-Mails

Wenn Benutzer das Support-E-Mail-Tool auslösen, erhalten Sie:

Betreff: Neue Support-Anfrage vom Chatbot Inhalt:

  • Ursprüngliche Nachricht des Benutzers
  • Gesprächskontext
  • Zeitstempel und Seiteninformationen
  • IP-Adresse des Benutzers (falls verfügbar)

Tägliche Zusammenfassungs-E-Mails

Falls aktiviert, können Sie tägliche Zusammenfassungen erhalten mit:

  • Gesamtzahl der Gespräche
  • Häufigste gestellte Fragen
  • Erhaltene Support-Anfragen
  • Hauptnutzungszeiten

Chatbot für E-Mail-Versand konfigurieren

Systemanweisungen

Fügen Sie Anweisungen zum Systemprompt Ihres Chatbots hinzu:

Wenn ein Benutzer um menschliche Hilfe bittet, mit jemandem sprechen muss
oder ein komplexes Problem hat, das Sie nicht lösen können, verwenden Sie das
send_support_email Tool, um das Support-Team zu benachrichtigen.

Tool-Integration

Der Chatbot verwendet das send_support_email Tool automatisch, wenn:

  • Benutzer explizit darum bitten, mit einem Menschen zu sprechen
  • Das Gespräch Frustration oder Verwirrung anzeigt
  • Komplexe technische Probleme diskutiert werden
  • Benutzer spezifische Hilfe jenseits des Chatbot-Umfangs anfordern

E-Mail-Vorlagen und Anpassung

Standard-E-Mail-Format

Betreff: Neue Support-Anfrage vom AAIA Chatbot

Hallo,

Ein Benutzer hat Support über Ihren AAIA-Chatbot angefordert.

Benutzer-Nachricht: [Ursprüngliche Benutzerfrage]
Kontext: [Seite/Ort wo Chat stattfand]
Zeit: [Zeitstempel]
IP-Adresse: [Benutzer-IP falls verfügbar]

Der vollständige Gesprächsverlauf ist in Ihrer WordPress-Administration verfügbar.

Mit freundlichen Grüßen,
AAIA Chatbot System

E-Mail-Inhalt anpassen

Derzeit sind E-Mail-Vorlagen standardisiert, aber Sie können:

  • E-Mail-Filter in Ihrem E-Mail-Client einrichten
  • Verschiedene Support-E-Mail-Adressen für verschiedene Websites verwenden
  • Automatische Antworten für sofortige Bestätigung erstellen

Erweiterte E-Mail-Konfiguration

Mehrere Support-Adressen

Für größere Teams erwägen Sie:

E-Mail-Client-Integration

Richten Sie Ihren E-Mail-Client für effiziente Bearbeitung ein:

  1. Ordner erstellen

    • “Chatbot Support-Anfragen”
    • “Prioritäre Probleme”
    • “Gelöst”
  2. Filter einrichten

    • Auto-Sortierung von AAIA-E-Mails
    • Dringende Schlüsselwörter markieren
    • An entsprechende Teammitglieder weiterleiten
  3. Antwortvorlagen

    • Schnelle Bestätigungsantworten
    • Vorlagen für häufige Lösungen
    • Eskalationsverfahren

Fehlerbehebung E-Mail-Benachrichtigungen

E-Mails werden nicht gesendet

SMTP-Konfiguration prüfen:

  • Überprüfen Sie, ob WordPress E-Mails senden kann
  • Testen Sie mit Plugins wie WP Mail SMTP
  • Prüfen Sie Server-E-Mail-Logs

Tool-Einstellungen überprüfen:

  • Stellen Sie sicher, dass “Tools aktivieren” eingeschaltet ist
  • Bestätigen Sie, dass die Support-E-Mail-Adresse gültig ist
  • Prüfen Sie auf Plugin-Konflikte

E-Mails landen im Spam

Zustellbarkeit verbessern:

  • Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse
  • Richten Sie SPF- und DKIM-Einträge ein
  • Setzen Sie die Absender-Domain auf die Whitelist

Fehlende Benachrichtigungen

Chatbot-Konfiguration prüfen:

  • Überprüfen Sie, dass Systemanweisungen E-Mail-Tool-Nutzung beinhalten
  • Testen Sie das Support-E-Mail-Tool manuell
  • Überprüfen Sie Gesprächslogs für Tool-Aktivierung

Beste Praktiken

Antwortzeit-Management

  • Erwartungen setzen: Lassen Sie Benutzer wissen, wann sie eine Antwort erwarten können
  • Auto-Bestätigung: Erwägen Sie automatische “wir haben Ihre Nachricht erhalten” E-Mails
  • Team-Koordination: Stellen Sie sicher, dass immer jemand Support-E-Mails überwacht

E-Mail-Organisation

  • Konsistente Betreffzeilen verwenden: Für einfaches Filtern und Suchen
  • Wichtige Probleme kennzeichnen: Markieren Sie dringende oder komplexe Anfragen
  • Antwortzeiten verfolgen: Überwachen Sie, wie schnell Sie auf Anfragen antworten

Integration mit anderen Tools

Erwägen Sie die Integration von E-Mail-Benachrichtigungen mit:

  • Help-Desk-Software: Tools wie Zendesk oder Freshdesk
  • CRM-Systeme: Kundeninteraktionen verfolgen
  • Team-Kommunikation: Slack- oder Microsoft Teams-Benachrichtigungen

Überwachung und Analytik

E-Mail-Performance verfolgen

Überwachen Sie:

  • Anzahl täglich erhaltener Support-E-Mails
  • Durchschnittliche Antwortzeiten
  • Lösungsraten
  • Benutzerzufriedenheits-Feedback

Optimierungsstrategien

  • Falsch-Positive reduzieren: Verbessern Sie Chatbot-Antworten, um unnötige Support-Anfragen zu reduzieren
  • Muster identifizieren: Suchen Sie nach häufigen Problemen, die Support-E-Mails auslösen
  • Dokumentation aktualisieren: Behandeln Sie häufige Fragen in Ihrer Wissensdatenbank

Datenschutz und Compliance

Datenschutz

  • Benutzereinverständnis: Stellen Sie sicher, dass Benutzer verstehen, dass ihre Nachrichten weitergeleitet werden können
  • Datenaufbewahrung: Setzen Sie Richtlinien für die Aufbewahrungsdauer von Support-E-Mails
  • Anonymisierung: Erwägen Sie die Entfernung persönlicher Informationen, wenn möglich

Compliance-Überlegungen

  • DSGVO: Falls zutreffend, stellen Sie die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicher
  • Interne Richtlinien: Befolgen Sie die Kommunikationsrichtlinien Ihrer Organisation
  • Sicherheit: Verwenden Sie sichere E-Mail-Praktiken für sensible Informationen

Nächste Schritte

Nach der Einrichtung von E-Mail-Benachrichtigungen:

  1. System testen: Senden Sie eine Test-Support-Anfrage über Ihren Chatbot
  2. E-Mail-Filter konfigurieren: Richten Sie Ihren E-Mail-Client für effiziente Verarbeitung ein
  3. Team schulen: Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wie Chatbot-Support-E-Mails zu behandeln sind
  4. Performance überwachen: Verfolgen Sie Antwortzeiten und Benutzerzufriedenheit
  5. Iterieren und verbessern: Überprüfen und optimieren Sie regelmäßig Ihr E-Mail-Benachrichtigungssystem

E-Mail-Benachrichtigungen sind eine entscheidende Brücke zwischen automatisierter Chatbot-Hilfe und menschlichem Support und stellen sicher, dass keine Benutzeranfrage unbemerkt bleibt.