Alertas por correo electrónico

Las alertas por correo electrónico le permiten recibir notificaciones automáticas cuando los usuarios interactúan con su chatbot AAIA de maneras específicas, como solicitar soporte o pedir ser contactados. Esta característica asegura que nunca se pierda consultas importantes de clientes.

Descripción general

El sistema de alertas por correo electrónico puede notificarle cuando:

Los usuarios solicitan soporte humano a través del chatbot
Se mencionan palabras clave o frases específicas en conversaciones
Los usuarios piden ser contactados por su equipo
El chatbot usa la herramienta send_support_email

Configuración de alertas por correo electrónico

Configuración básica

Navegue a configuración
- Vaya a Configuración → Aaia XP en su administrador de WordPress
- Haga clic en la pestaña Asistente
Habilitar herramientas
- Encuentre la sección “Herramientas y características”
- Active “Habilitar herramientas”
- Esto activa la funcionalidad de correo electrónico de soporte
Configure correo electrónico de soporte
- En la sección “Configuración de herramientas”
- Ingrese su dirección de correo electrónico preferida en “Dirección de correo electrónico de soporte”
- Si se deja vacío, se usará su correo electrónico de administrador de WordPress

Configuración de dirección de correo electrónico

Dirección de correo electrónico de soporte: support@yoursite.com

Use un correo electrónico de soporte dedicado para mejor organización
Considere usar una bandeja de entrada de equipo para múltiples miembros del equipo
Asegure que la dirección de correo electrónico sea monitoreada activamente

Tipos de notificaciones por correo electrónico

Correos electrónicos de solicitud de soporte

Cuando los usuarios activan la herramienta de correo electrónico de soporte, usted recibe:

Asunto: Nueva solicitud de soporte del chatbot Contenido:

Mensaje original del usuario
Contexto de conversación
Marca de tiempo e información de página
Dirección IP del usuario (si está disponible)

Correos electrónicos de resumen diario

Si está habilitado, puede recibir resúmenes diarios que contienen:

Número total de conversaciones
Preguntas más comunes realizadas
Solicitudes de soporte recibidas
Horarios pico de uso

Configuración del chatbot para enviar correos electrónicos

Instrucciones del sistema

Agregue instrucciones al prompt del sistema de su chatbot:

Cuando un usuario pida ayuda humana, necesite hablar con alguien,
o tenga un problema complejo que no puedas resolver, usa la
herramienta send_support_email para notificar al equipo de soporte.

Integración de herramientas

El chatbot usa la herramienta send_support_email automáticamente cuando:

Los usuarios explícitamente piden hablar con un humano
La conversación indica frustración o confusión
Se discuten problemas técnicos complejos
Los usuarios solicitan asistencia específica más allá del alcance del chatbot

Plantillas de correo electrónico y personalización

Formato de correo electrónico predeterminado

Asunto: Nueva solicitud de soporte del chatbot AAIA

Hola,

Un usuario ha solicitado soporte a través de su chatbot AAIA.

Mensaje del usuario: [Pregunta original del usuario]
Contexto: [Página/ubicación donde ocurrió el chat]
Hora: [Marca de tiempo]
Dirección IP: [IP del usuario si está disponible]

El historial completo de conversación está disponible en su administrador de WordPress.

Saludos cordiales,
Sistema de chatbot AAIA

Personalización del contenido del correo electrónico

Actualmente, las plantillas de correo electrónico están estandarizadas, pero puede:

Configurar filtros de correo electrónico en su cliente de correo
Usar diferentes direcciones de correo electrónico de soporte para diferentes sitios web
Crear respuestas automáticas para reconocimiento inmediato

Configuración avanzada de correo electrónico

Múltiples direcciones de soporte

Para equipos más grandes, considere:

support@yoursite.com - Consultas generales
technical@yoursite.com - Problemas técnicos
sales@yoursite.com - Preguntas relacionadas con ventas

Integración del cliente de correo electrónico

Configure su cliente de correo electrónico para manejo eficiente:

Crear carpetas
- “Solicitudes de soporte del chatbot”
- “Problemas prioritarios”
- “Resueltos”
Configurar filtros
- Auto-ordenar correos electrónicos de AAIA
- Marcar palabras clave urgentes
- Reenviar a miembros apropiados del equipo
Plantillas de respuesta
- Respuestas rápidas de reconocimiento
- Plantillas de soluciones comunes
- Procedimientos de escalación

Solución de problemas de alertas por correo electrónico

Correos electrónicos que no se envían

Verificar configuración SMTP:

Verifique que WordPress pueda enviar correos electrónicos
Pruebe con plugins como WP Mail SMTP
Revise registros de correo electrónico del servidor

Verificar configuración de herramientas:

Asegure que “Habilitar herramientas” esté activado
Confirme que la dirección de correo electrónico de soporte sea válida
Revise conflictos de plugins

Correos electrónicos yendo a spam

Mejorar entregabilidad:

Use una dirección de correo electrónico profesional
Configure registros SPF y DKIM
Incluya en lista blanca el dominio de envío

Notificaciones faltantes

Verificar configuración del chatbot:

Verifique que las instrucciones del sistema incluyan uso de herramienta de correo electrónico
Pruebe la herramienta de correo electrónico de soporte manualmente
Revise registros de conversación para activación de herramientas

Mejores prácticas

Gestión de tiempo de respuesta

Establecer expectativas: Deje que los usuarios sepan cuándo esperar una respuesta
Auto-reconocimiento: Considere correos electrónicos automáticos “recibimos su mensaje”
Coordinación del equipo: Asegure que alguien siempre esté monitoreando correos electrónicos de soporte

Organización de correo electrónico

Use líneas de asunto consistentes: Para filtrado y búsqueda fáciles
Etiquete problemas importantes: Marque solicitudes urgentes o complejas
Rastree tiempos de respuesta: Monitoree qué tan rápido responde a solicitudes

Integración con otras herramientas

Considere integrar alertas de correo electrónico con:

Software de mesa de ayuda: Herramientas como Zendesk o Freshdesk
Sistemas CRM: Rastree interacciones de clientes
Comunicación de equipo: Notificaciones de Slack o Microsoft Teams

Monitoreo y análisis

Rastree rendimiento de correo electrónico

Monitoree:

Número de correos electrónicos de soporte recibidos diariamente
Promedios de tiempo de respuesta
Tasas de resolución
Retroalimentación de satisfacción del usuario

Estrategias de optimización

Reducir falsos positivos: Mejore respuestas del chatbot para reducir solicitudes innecesarias de soporte
Identificar patrones: Busque problemas comunes que activen correos electrónicos de soporte
Actualizar documentación: Aborde preguntas frecuentes en su base de conocimiento

Privacidad y cumplimiento

Protección de datos

Consentimiento del usuario: Asegure que los usuarios entiendan que sus mensajes pueden ser reenviados
Retención de datos: Establezca políticas para cuánto tiempo mantener correos electrónicos de soporte
Anonimización: Considere eliminar información personal cuando sea posible

Consideraciones de cumplimiento

GDPR: Si aplica, asegure cumplimiento con regulaciones de protección de datos
Políticas internas: Siga las pautas de comunicación de su organización
Seguridad: Use prácticas seguras de correo electrónico para información sensible

Próximos pasos

Después de configurar alertas por correo electrónico:

Pruebe el sistema: Envíe una solicitud de soporte de prueba a través de su chatbot
Configure filtros de correo electrónico: Configure su cliente de correo electrónico para procesamiento eficiente
Entrene a su equipo: Asegure que todos sepan cómo manejar correos electrónicos de soporte del chatbot
Monitoree rendimiento: Rastree tiempos de respuesta y satisfacción del usuario
Itere y mejore: Revise y optimice regularmente su sistema de alertas por correo electrónico

Las alertas por correo electrónico son un puente crucial entre la asistencia automática del chatbot y el soporte humano, asegurando que ninguna consulta del usuario pase desapercibida.