Alertes Email

Les alertes email vous permettent de recevoir des notifications automatiques lorsque les utilisateurs interagissent avec votre chatbot AAIA de manières spécifiques, comme demander du support ou demander à être contactés. Cette fonctionnalité garantit que vous ne ratez jamais les demandes importantes des clients.

Aperçu

Le système d’alertes email peut vous notifier lorsque :

• Les utilisateurs demandent un support humain via le chatbot
• Des mots-clés ou phrases spécifiques sont mentionnés dans les conversations
• Les utilisateurs demandent à être contactés par votre équipe
• Le chatbot utilise l’outil send_support_email

Configuration des Alertes Email

Configuration de Base

1. Naviguez vers les Paramètres

   • Allez dans Paramètres → Aaia XP dans votre admin WordPress
   • Cliquez sur l’onglet Assistant

2. Activez les Outils

   • Trouvez la section “Outils & Fonctionnalités”
   • Activez “Activer les Outils”
   • Cela active la fonctionnalité d’email de support

3. Configurez l’Email de Support

   • Dans la section “Configuration des Outils”
   • Entrez votre adresse email préférée dans “Adresse Email de Support”
   • Si laissé vide, votre email admin WordPress sera utilisé

Configuration de l’Adresse Email

Adresse Email de Support : support@votresite.com

• Utilisez un email de support dédié pour une meilleure organisation
• Considérez utiliser une boîte de réception d’équipe pour plusieurs membres
• Assurez-vous que l’adresse email est activement surveillée

Types de Notifications Email

Emails de Demande de Support

Lorsque les utilisateurs déclenchent l’outil email de support, vous recevez :

Sujet : Nouvelle Demande de Support du Chatbot Contenu :

• Message original de l’utilisateur
• Contexte de conversation
• Horodatage et informations de page
• Adresse IP de l’utilisateur (si disponible)

Emails de Résumé Quotidien

Si activés, vous pouvez recevoir des résumés quotidiens contenant :

• Nombre total de conversations
• Questions les plus courantes posées
• Demandes de support reçues
• Heures de pointe d’utilisation

Configuration du Chatbot pour Envoyer des Emails

Instructions Système

Ajoutez des instructions au prompt système de votre chatbot :

Quand un utilisateur demande de l'aide humaine, a besoin de parler à quelqu'un,
ou a un problème complexe que vous ne pouvez pas résoudre, utilisez
l'outil send_support_email pour notifier l'équipe de support.

Intégration d’Outils

Le chatbot utilise l’outil send_support_email automatiquement lorsque :

• Les utilisateurs demandent explicitement à parler à un humain
• La conversation indique de la frustration ou de la confusion
• Des problèmes techniques complexes sont discutés
• Les utilisateurs demandent une assistance spécifique au-delà de la portée du chatbot

Modèles d’Email et Personnalisation

Format d’Email par Défaut

Sujet : Nouvelle Demande de Support du Chatbot AAIA

Bonjour,

Un utilisateur a demandé du support via votre chatbot AAIA.

Message Utilisateur : [Question originale de l'utilisateur]
Contexte : [Page/localisation où le chat a eu lieu]
Heure : [Horodatage]
Adresse IP : [IP utilisateur si disponible]

L'historique complet de conversation est disponible dans votre admin WordPress.

Cordialement,
Système Chatbot AAIA

Personnalisation du Contenu Email

Actuellement, les modèles d’email sont standardisés, mais vous pouvez :

• Configurer des filtres email dans votre client email
• Utiliser différentes adresses email de support pour différents sites web
• Créer des réponses automatiques pour accusé de réception immédiat

Configuration Email Avancée

Adresses de Support Multiples

Pour les équipes plus importantes, considérez :

• support@votresite.com - Demandes générales
• technique@votresite.com - Problèmes techniques
• ventes@votresite.com - Questions liées aux ventes

Intégration Client Email

Configurez votre client email pour une gestion efficace :

1. Créez des Dossiers

   • “Demandes Support Chatbot”
   • “Problèmes Prioritaires”
   • “Résolus”

2. Configurez des Filtres

   • Tri automatique des emails d’AAIA
   • Marquer les mots-clés urgents
   • Transférer vers les membres d’équipe appropriés

3. Modèles de Réponse

   • Réponses d’accusé de réception rapide
   • Modèles de solutions communes
   • Procédures d’escalade

Dépannage des Alertes Email

Emails Non Envoyés

Vérifiez la Configuration SMTP :

• Vérifiez que WordPress peut envoyer des emails
• Testez avec des plugins comme WP Mail SMTP
• Vérifiez les logs email du serveur

Vérifiez les Paramètres d’Outils :

• Assurez-vous que “Activer les Outils” est activé
• Confirmez que l’adresse email de support est valide
• Vérifiez les conflits de plugins

Emails Allant en Spam

Améliorez la Délivrabilité :

• Utilisez une adresse email professionnelle
• Configurez les enregistrements SPF et DKIM
• Ajoutez le domaine expéditeur à la liste blanche

Notifications Manquantes

Vérifiez la Configuration du Chatbot :

• Vérifiez que les instructions système incluent l’usage de l’outil email
• Testez l’outil email de support manuellement
• Révisez les logs de conversation pour l’activation d’outils

Bonnes Pratiques

Gestion du Temps de Réponse

• Définir les Attentes : Faites savoir aux utilisateurs quand attendre une réponse
• Auto-Accusé : Considérez les emails automatiques “nous avons reçu votre message”
• Coordination d’Équipe : Assurez-vous que quelqu’un surveille toujours les emails de support

Organisation des Emails

• Utilisez des Lignes de Sujet Cohérentes : Pour un filtrage et une recherche faciles
• Marquez les Problèmes Importants : Marquer les demandes urgentes ou complexes
• Suivez les Temps de Réponse : Surveillez la rapidité de vos réponses aux demandes

Intégration avec d’Autres Outils

Considérez intégrer les alertes email avec :

• Logiciels Help Desk : Outils comme Zendesk ou Freshdesk
• Systèmes CRM : Suivre les interactions client
• Communication d’Équipe : Notifications Slack ou Microsoft Teams

Surveillance et Analytiques

Suivre les Performances Email

Surveillez :

• Nombre d’emails de support reçus quotidiennement
• Moyennes de temps de réponse
• Taux de résolution
• Retours de satisfaction utilisateur

Stratégies d’Optimisation

• Réduire les Faux Positifs : Améliorez les réponses du chatbot pour réduire les demandes de support inutiles
• Identifier les Motifs : Cherchez les problèmes courants qui déclenchent les emails de support
• Mettre à Jour la Documentation : Adressez les questions fréquentes dans votre base de connaissances

Confidentialité et Conformité

Protection des Données

• Consentement Utilisateur : Assurez-vous que les utilisateurs comprennent que leurs messages peuvent être transférés
• Rétention de Données : Établissez des politiques sur la durée de conservation des emails de support
• Anonymisation : Considérez supprimer les informations personnelles quand possible

Considérations de Conformité

• RGPD : Si applicable, assurez la conformité avec les réglementations de protection des données
• Politiques Internes : Suivez les directives de communication de votre organisation
• Sécurité : Utilisez des pratiques email sécurisées pour les informations sensibles

Prochaines Étapes

Après avoir configuré les alertes email :

1. Testez le Système : Envoyez une demande de support test via votre chatbot
2. Configurez les Filtres Email : Configurez votre client email pour un traitement efficace
3. Formez Votre Équipe : Assurez-vous que tout le monde sait gérer les emails de support du chatbot
4. Surveillez les Performances : Suivez les temps de réponse et satisfaction utilisateur
5. Itérez et Améliorez : Révisez et optimisez régulièrement votre système d’alertes email

Les alertes email sont un pont crucial entre l’assistance automatisée du chatbot et le support humain, garantissant qu’aucune demande utilisateur ne passe inaperçue.