Avvisi Email

Gli avvisi email ti permettono di ricevere notifiche automatiche quando gli utenti interagiscono con il tuo chatbot AAIA in modi specifici, come richiedere supporto o chiedere di essere contattati. Questa funzionalità assicura che non perdi mai richieste importanti dei clienti.

Panoramica

Il sistema di avvisi email può notificarti quando:

• Gli utenti richiedono supporto umano attraverso il chatbot
• Parole chiave o frasi specifiche sono menzionate nelle conversazioni
• Gli utenti chiedono di essere contattati dal tuo team
• Il chatbot usa lo strumento send_support_email

Configurazione Avvisi Email

Configurazione Base

1. Naviga alle Impostazioni

   • Vai a Impostazioni → Aaia XP nel tuo admin WordPress
   • Clicca sulla tab Assistente

2. Abilita Strumenti

   • Trova la sezione “Strumenti e Funzionalità”
   • Attiva “Abilita Strumenti”
   • Questo attiva la funzionalità email di supporto

3. Configura Email Supporto

   • Nella sezione “Configurazione Strumenti”
   • Inserisci il tuo indirizzo email preferito in “Indirizzo Email Supporto”
   • Se lasciato vuoto, verrà usata la tua email admin WordPress

Configurazione Indirizzo Email

Indirizzo Email Supporto: support@tuosito.com

• Usa un’email di supporto dedicata per migliore organizzazione
• Considera l’uso di una casella team per più membri del team
• Assicura che l’indirizzo email sia monitorato attivamente

Tipi di Notifiche Email

Email Richieste Supporto

Quando gli utenti attivano lo strumento email supporto, ricevi:

Oggetto: Nuova Richiesta Supporto da Chatbot Contenuto:

• Messaggio originale dell’utente
• Contesto conversazione
• Timestamp e informazioni pagina
• Indirizzo IP utente (se disponibile)

Email Riassunto Giornaliero

Se abilitate, puoi ricevere riassunti giornalieri contenenti:

• Numero totale di conversazioni
• Domande più comuni poste
• Richieste supporto ricevute
• Orari di picco utilizzo

Configurare il Chatbot per Inviare Email

Istruzioni di Sistema

Aggiungi istruzioni al prompt di sistema del tuo chatbot:

Quando un utente chiede aiuto umano, ha bisogno di parlare con qualcuno,
o ha un problema complesso che non puoi risolvere, usa lo
strumento send_support_email per notificare il team di supporto.

Integrazione Strumenti

Il chatbot usa lo strumento send_support_email automaticamente quando:

• Gli utenti chiedono esplicitamente di parlare con un umano
• La conversazione indica frustrazione o confusione
• Vengono discussi problemi tecnici complessi
• Gli utenti richiedono assistenza specifica oltre l’ambito del chatbot

Template Email e Personalizzazione

Formato Email Predefinito

Oggetto: Nuova Richiesta Supporto da Chatbot AAIA

Ciao,

Un utente ha richiesto supporto attraverso il tuo chatbot AAIA.

Messaggio Utente: [Domanda originale utente]
Contesto: [Pagina/posizione dove è avvenuta la chat]
Ora: [Timestamp]
Indirizzo IP: [IP utente se disponibile]

La cronologia completa della conversazione è disponibile nel tuo admin WordPress.

Cordiali saluti,
Sistema Chatbot AAIA

Personalizzazione Contenuto Email

Attualmente, i template email sono standardizzati, ma puoi:

• Configurare filtri email nel tuo client email
• Usare indirizzi email supporto diversi per siti web diversi
• Creare risposte automatiche per conferma immediata

Configurazione Email Avanzata

Indirizzi Supporto Multipli

Per team più grandi, considera:

• support@tuosito.com - Richieste generali
• technical@tuosito.com - Problemi tecnici
• sales@tuosito.com - Domande relative vendite

Integrazione Client Email

Configura il tuo client email per gestione efficiente:

1. Crea Cartelle

   • “Richieste Supporto Chatbot”
   • “Problemi Prioritari”
   • “Risolti”

2. Configura Filtri

   • Auto-organizza email da AAIA
   • Contrassegna parole chiave urgenti
   • Inoltra ai membri appropriati del team

3. Template Risposta

   • Risposte di conferma rapide
   • Template soluzioni comuni
   • Procedure di escalation

Risoluzione Problemi Avvisi Email

Email Non Inviate

Controlla Configurazione SMTP:

• Verifica che WordPress possa inviare email
• Testa con plugin come WP Mail SMTP
• Controlla log email server

Verifica Impostazioni Strumenti:

• Assicura che “Abilita Strumenti” sia attivato
• Conferma che l’indirizzo email supporto sia valido
• Controlla conflitti plugin

Email Finite nello Spam

Migliora Deliverability:

• Usa un indirizzo email professionale
• Configura record SPF e DKIM
• Whitelist il dominio mittente

Notifiche Mancanti

Controlla Configurazione Chatbot:

• Verifica che le istruzioni di sistema includano uso strumento email
• Testa manualmente lo strumento email supporto
• Rivedi log conversazioni per attivazione strumento

Best Practice

Gestione Tempo di Risposta

• Imposta Aspettative: Fa sapere agli utenti quando aspettarsi una risposta
• Auto-Conferma: Considera email automatiche “abbiamo ricevuto il tuo messaggio”
• Coordinazione Team: Assicura che qualcuno monitora sempre le email supporto

Organizzazione Email

• Usa Oggetti Consistenti: Per filtri e ricerche facili
• Etichetta Problemi Importanti: Marca richieste urgenti o complesse
• Traccia Tempi Risposta: Monitora quanto rapidamente rispondi alle richieste

Integrazione con Altri Strumenti

Considera di integrare avvisi email con:

• Software Help Desk: Strumenti come Zendesk o Freshdesk
• Sistemi CRM: Traccia interazioni clienti
• Comunicazione Team: Notifiche Slack o Microsoft Teams

Monitoraggio e Analisi

Traccia Prestazioni Email

Monitora:

• Numero di email supporto ricevute giornalmente
• Medie tempo di risposta
• Tassi di risoluzione
• Feedback soddisfazione utente

Strategie di Ottimizzazione

• Riduci Falsi Positivi: Migliora risposte chatbot per ridurre richieste supporto non necessarie
• Identifica Pattern: Cerca problemi comuni che attivano email supporto
• Aggiorna Documentazione: Affronta domande frequenti nella tua base di conoscenza

Privacy e Conformità

Protezione Dati

• Consenso Utente: Assicura che gli utenti comprendano che i loro messaggi potrebbero essere inoltrati
• Ritenzione Dati: Imposta politiche per quanto tempo mantenere email supporto
• Anonimizzazione: Considera rimozione informazioni personali quando possibile

Considerazioni Conformità

• GDPR: Se applicabile, assicura conformità con regolamenti protezione dati
• Politiche Interne: Segui le linee guida comunicazione della tua organizzazione
• Sicurezza: Usa pratiche email sicure per informazioni sensibili

Prossimi Passi

Dopo aver configurato gli avvisi email:

1. Testa il Sistema: Invia una richiesta supporto test attraverso il tuo chatbot
2. Configura Filtri Email: Configura il tuo client email per elaborazione efficiente
3. Forma il Tuo Team: Assicura che tutti sappiano gestire email supporto chatbot
4. Monitora Prestazioni: Traccia tempi di risposta e soddisfazione utente
5. Itera e Migliora: Rivedi e ottimizza regolarmente il tuo sistema avvisi email

Gli avvisi email sono un ponte cruciale tra assistenza chatbot automatizzata e supporto umano, assicurando che nessuna richiesta utente passi inosservata.